どうも！業務推進大臣のFです。

突然ですが、5月の第1木曜日は「世界パスワードの日」だそうです。
業務で必ずPCを使う私たちPAP社員にとって、
パスワードをはじめとしたPC周りの管理は避けて通れません。
PAP内の組織のひとつである業務推進大臣では、そんなPCの管理をはじめとした
社員が業務をスムーズに行うために必要なことを担当しています。
そこで今回は「業務推進大臣って何をしているのか？」を紹介させていただきます。

以前のブログ「大臣制度について」で大まかに説明してはいますが、、、
今回はより具体的な仕事内容について、実際に作業をしているメンバーにコメントをもらいましたので、ぜひ見ていってください♪

では、まずPC管理をメインで担当してくださっているメンバーのYさんお願いします！

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～ PC管理 ～

こんにちは、業務推進大臣メンバーのYです。

今回ご紹介する業務推進大臣の仕事、その内のひとつ「PC管理」について説明させていただきます！

皆さんの中にも、PCを使われている方は多くいるかと思いますが、ご自身のPCが今どんな状況か、ばっちり把握できていますか？
容量は？セキュリティ状況は？更新が必要なアプリは？
私たちは業務で使っているたくさんのPC情報の管理・対応をしています。
・オフィスソフトやセキュリティソフトのライセンス管理。
・誰がどのPCを使っているのか。PC周辺機器は問題ないか。
・新しく入ってくる社員のPCの準備。　　　などなど・・・
また年末の大掃除の時には全てのPCのフタを開けて、エアダスターで中までしっかりお掃除！

こうして改めて見ると「縁の下の力持ちだなぁ」という感想です。
これからも皆のPC周りにはしっかり気を配り、快適に業務に励んでもらいたいと思います！
以上、業務推進大臣メンバーのＹでした！

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続いて電話応対をメインで担当してくださっているメンバーのNさんお願いします！

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～ 電話応対 ～

こんにちは！電話応対の研修を担当しているNです。
電話応対研修は新入社員の方にご参加いただいています。
最近の若い世代では家に固定電話が無かったり、友人との連絡もSNSを通じてのメッセージが殆どで、電話が苦手な人も多いそうです。
そういった点を踏まえて、研修では自分自身も心掛けている下記の2点を軸に実践形式でお伝えしています。

①内容を正しく聞きとる、伝える
当然ですが、相手が見えない電話応対では情報が声だけに限られます。
目的をもって電話がかかってくるので、内容を正しく聞き取ることが求められます。
お相手の所属名やお名前・用件を正しく控えて、復唱をすることで伝達時のミスを防ぎます。
早口だったり、聞き覚えが無い企業名を想定した練習で、本番で慌てないように早い段階で失敗をすることで実践にはゆとりが出るよう、わざと意地悪な練習もしています。

②明るく元気に！
私自身はこれが一番大事だと思っているポイントです。
明るくハキハキ対応することでPAP全体の誠実さや元気さをお伝えし、
現状お取引があるお相手(企業に限らず)や、今後長いお付き合いになる方へもより良い印象を持っていただくことが大切だと考えています。

慣れるまでは言葉遣いや、メモ、相手が何を求めているのかなどの気にする点が多いため
慌ててしまいがちな電話ですが、顔が見えなくても相手が目の前にいると思って誠意をもって取り組みたいものです。
相手が社内・社外を問わず周りにも伝わるより元気ハツラツな気持ちの良い電話対応をPAPの文化として作っていきたいです！

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Ｙさん、Nさん、素敵なコメントありがとうございます！

業務推進大臣はＰＣ管理から新人教育まで幅広く活動している大臣ということをわかってもらえたかなと思います。
これからも「社員の皆さんが快適に業務を遂行できる環境を整える」をモットーに活動を行ってまいりますので、また何か機会があれば業務推進大臣が活躍している姿を皆さんにお伝えできればなと思います！

ではではでは、ありがとうございました。業務推進大臣のＦでした！